ZOOMというオンライン会議室で実施!全国どこからでもPC・スマホがあれば自宅・事務所にいながら受講可!!

ZOOMの便利な解説です

ZOOM

最近、代理店の方からのお話で、「ZOOM(ズーム)での対応、できますか?」とお客
様からお話があるケースが出てきたと聞いています。

私は、ZOOMを使うと「お客様と代理店の双方にメリットが沢山ある」と思っています。
しかし、代理店の社長さん(特にパソコンが苦手な方は特にそうですが)とお話しする
と、「初めて聞いた」って方が多いですね。

★全国のお客様と、事務所・自宅にいてもお話しできるんで、仕事しやすくなります。

★同じ画面を見ながら、どこをどのように直すのかを、その場で決められるので、仕事
の大幅な効率化に繋がります。

★別の支店の社員を、本社に集めなくても会議ができるんです。

とお薦めするものの、「いや~実はパソコンが苦手なんで。また、自分だけでなく高齢
社員が多く、うちでは…厳しいな」と物怖じされてしまう方が多くいらっしゃいます。

そこで、パソコンが苦手な方でも「これだけ見れば使えるようになる、ZOOMの導入
方法」について、便利な解説を作成しました。

是非、ZOOMを使いこなすためのノウハウを取得いただき、日本全国、自宅・事務所か
らでもコミュニケーションが取れる環境を整え、時間と場所を選ばないビジネスを構築
して下さい。

それでは、はじめて行きましょう。

1.ZOOMってなに
・ZOOMって何かと言いますと、パソコンやスマートフォンを使ってセミナーやミーティ
ングをオンラインで開催するために開発されたアプリです。

イメージとしては、「テレビ電話」と言った方が分かり易いかも知れません。

そして、凄く音声、画質が良い。

・ZOOMの特徴は、1クリックで操作できることです。事前にアプリを入れていない人
でも1クリックで簡単に話ができます(PC版)。

また、テレビ電話で画面を共有することができます。パソコンとかスマホの画面を共有
しながら、お客様と話すことが出来ます。

・音声、画質も凄くいいという。テレビ電話です。

・更に、録画もできる。優れものです。

・ZOOMを使うかどうかで、今後生産性の観点で、大きな開きが生じて来ます。

・具体的な中身については、下記の資料をザーッと数分で読めるので(時間がない方は
必要な部分だけでも)、是非読んでみて下さい。

・ポイントはとっても簡単です。1クリックでできるテレビ電話でパソコンの画面をお
客様と共有しながら、しかも録画までできる。

・使い方を知っていると知らないとでは、今後生産性の観点で、大きな差が生じてしま
う、凄く便利なツールです。

2.ZOOMで何ができるの、メリットは何かについて

★1クリックで話せて簡単です
・オンラインでミーティングをする時、セミナーに参加する時、面倒な登録なして、
1クリックで話す事が出来ます。IDが必要なスカイプに比べとっても簡単です。

・ZOOMは相手にメールでURLを送るだけでWEBミーティングを始めることが出来ます。
URLをクリックするとアプリが自動でインストールされます(PCの場合)ので、面倒な

セットアップが必要ありません。

★1クリックで録画できて快適です
・記録を残すために録画する時も、欠席者の為の録画も1クリックです。議事録として
活用することもできます(失敗することも殆どありません)。

★抜群の画質、聞き取りやすい音声で殆どストレスを感じません
・ZOOMの画質と音質は抜群です。相手の細かな表情の変化や声の調子も伝わり、まる
で目の前で会話をしている感じです。

★パソコンなど画面を共有でき、理解が進み効率アップが図れます
・パソコンやスマートフォンを使って、画面を共有しながら、ワード、エクセル、
パワーポイント等の資料を見ながら話せるんです。

・ですから、お客様のところに出向かずとも、相手に見せたいもの(企画書、パンフ
レット、重要事項説明書、申込書、告知書)を見せたりすることもできるんです。

・訪問せずに、アドバイス、指導、教育、セールスできるんです。

★ホワイトボード機能があります
・ZOOMにはホワイトボードがあります。しかも、参加者全員で書き込むことができ
ます。文字を打ったり、絵だって書くことができます。

・本社にいながら、全国相手にビジネスができるんです。中小企業の社長にとっての
ツールと言っても言い過ぎでないかもしれません。

★同時に100人まで話すことができます
・無料プランでも40分までなら50名まで無料で対応できます(1対1では無制限
で対応できます)。

・有料プランでは100名まで同時に接続することができます。

・ビジネスの可能性が凄く広がります。

★グループ分けもできて、討論が加速します
・例えば、参加者15人の会議で、3グループ・5人ずつに分かれて、グループ討論
ができるんです(各部屋の話は他の部屋で聞くことができません)。

★シンプルで使いやすいので、人にお勧めしやすい代物です
・初めてZOOMにふれる方でも、アイコンが画面の下に一列に並んでいる為、形を見
ただけでどう使うのかが想像できます。

★無料で始めることができ、有料プランも安いから、コストダウンが可能になります
・有料プランでも1台月約2千円で加入できます。電車代、ガソリン代の費用と比較
してコストダウンです。

3.ZOOMによる働き方改革について

★ZOOMを活用した時のメリット
・距離や場所に関係なく、いつでもコミュニケーションが取れる

・パソコン、スマートフォンの画面を共有しながら、話ができる

・大人数で参加しても、小グループで対話ができる

・仕事の効率があがり、ストレスが無くなる

・お客様宅訪問、出張が減り、コストが下がる

・販売エリアが広がる

★ZOOMを活用しないデメリット
・遅かれ早かれ、いずれオンラインビジネスの時代は来ます。ライバルとなる会社を
はじめ、より多くの会社がZOOMを使って、販売エリアを広げ、売上げを広げていっ
たらどうなるのでしょうか?

あなたの会社は勝ち残れますか?

4.ZOOMの使い方について

★事前に購入しておきたいもの
・ヘッドセット;ZOOMはスマホからでも出来るので、通話だけであればマイクは必
要ありません。

但し、同じパソコンの画面を見ながら通話できるのがZOOMのメリットですので、コ
ールセンターのスタッフがつけているようなヘッドセット(フッドフォン+マイク)
があるとベターです。

なお、購入する場合は、単一指向性と書いてあるマイク(一つの方向の音声を拾うこ
とができるもの)を買って下さい。

・Webカメラ;相手と顔を見ながら話をするには、パソコン用のカメラが必要です
(最初からカメラがついているノートパソコンでは不要です)。

★ZOOMに登録する・インストールする
・ZOOM公式サイトにアクセスし、右上の青いボタン「サインアップは無料です」を
クリックすします。

・「メールアドレス」を入力し、「サインアップ」をクリックすると確認メールが届
きます。

・確認メールの中の「アクティブなアカウント」をクリックすると確認終了します。

・元に戻っていただき、あなたの「名前、姓、パスワード」を入力しクリックして終
了です。

・「テストミーティングを開始」の画面に移り、「ZOOⅯミーティングを今すぐ開始」
クリック、「ZOOM Meetingsを開く」をクリックするとインストール完了です。

★聞く・話すための設定
・WEBカメラとヘッドセットをパソコンのUSBに挿入して下さい。

・デスクトップやメニューにある「ZOOM」、「Start Zoom」からソフトを立上げて
下さい。

・「サインイン」をクリックし、アドレス・パスワードを入力後、再度クリックして
下さい。

・ZOOMのホームが出てきたら、歯車を押して「設定」、「オーディオ」と開いて下
さい。

・スピーカー設定;青いボタン「スピーカーテスト」をクリックし、音が聞こえてい
るのか。

音量具合が大丈夫か確認して下さい。

聞こえない対処①…USB差込口が壊れている(押し方が甘い)場合は再度挿し直して
下さい。

聞こえない対処②…別のヘッドフォンやスピーカーを使ってみて下さい。

・マイクの設定;スピーカーテストの下の「マイクテスト」をクリックし、マイクの
具合が良いかどうか確認して下さい。

使えない対処①…ヘッドセットのコードについているマイクがミュートとなっている
可能性があります。

1度ボタンを押し、声が聞こえるかマイクテストをしてみて下さい。

使えない対処②…USB差込口が壊れている(押し方が甘かった)場合は、再度挿し直
して下さい。

・自動的にコンピューターでオーディオに参加
マイクテストの下に「ミーティングへの参加時に、自動的にコンピューターでオーデ
ィオに参加」にチェックして下さい。

・ミーティング開始後に招待URLをクリップボードに自動的にコピー
設定の「一般」にある「ミーティング開始後に招待URLをクリップボードに自動的に
コピー」にチェックして下さい。

通話を開始するとURLが自動的にコピーされる状態となります(相手へのメール、
チャットにそのまま貼付けられる)。

★ZOOMの使い方
・自分からの通話を開始する;デスクトップやメニューからZOOMを立上げ、サイン
インしたら、ホーム画面になります。

「ビデオありで開始」又は「ビデオなしで開始」をクリックすると開始します。

・別の人を招待する(主に2通りあります)

① 会議の時間になってからZOOMを立ち上げて、相手にURLを伝える。
・「ビデオありで開始」又は「ビデオなしで開始」で開始し、下の黒いバーの「招待」
を押し、左下の「URLのコピー」をクリックすると自動的にパソコンにコピーされます。

・相手との連絡に使っているメール、チャットワーク、メッセンジャー等に貼付けて
送信し、相手が参加するのを待ちます。

② 会議を事前に予約して、前もってURLを伝えておく。
・通話を終了する;ホストが右下の「ミーティングを終了する」をクリックし終了し
ます。

ホスト以外「ミーティングを退出」するをクリック下さい。

・チャットの使い方;通話中の黒いバー「チャット」を開くとチャットの欄ができます。
下の方に入力欄がありますので、入力いただきENTERキーを(通常全員に送付、個別送
付もできます)押せば送信されます(改行はSHIFT+ENTER)。

ホスト役の一方通行とんあらないよう、チャットを旨く活用するのがZOOM活用の鍵と
なります。

・画面共有する;通話中の黒いバー「画面の共有」を押すと、どのウインドウを共有す
るのか選択が必要となります。

まずは「ベーシック」「詳細」「ファイル」があり、その中の一つを選択して右下の
「共有」をクリックするとスタートします。

「画面」を共有する場合は、事前に見せたい資料を開いておいて下さい。

共有する資料をZOOMが探してくれますので、クリックして対応して下さい。

*PDF資料1セット見せる場合…「ベーシック」⇒「画面」⇒「共有」

*複数資料を見せる場合…「詳細」⇒「画面(オレンジ色枠指定)」⇒「共有」

・録画する(レコーディング);後で会議内容を見直したり、議事録をあとで作成した
り、通話内容を元にYouTubeにアップする動画を作る時は、通話中の黒いバー「レコー
ディング」を押します。

*ホストでない時は、レコーディングの許可をリクエストして下さい。

*なお、初期状態での保存場所は「マイドキュメント>ドキュメント>ZOOMです。

日付、時間毎にフォルダが並んでいます。「zoom_0.mp4…動画ファイル」を保存くだ
さい。

5.動作環境について

★古いパソコンであったり、高性能のものでないと、レコーディング(録画)に支障を
きたす可能性がありますのでご留意下さい(詳細はZOOM社HPでご確認下さい)。